يصبح نظام إدارة العملاء مفيداً عندما يعرف الفريق من المسؤول عن كل عميل، وما المعلومات التي يجب تسجيلها، وما الخطوة التالية. ويضع الإعداد الجيد هذه القواعد قبل بدء العمل اليومي.
ابدأ بهيكل الشركة. أنشئ مساحة العمل، وأضف الفروع أو الفرق المطلوبة، وامنح كل مستخدم الدور والصلاحيات المناسبة لوظيفته. يجب أن يرى الوكلاء السجلات المسندة إليهم، بينما يحتاج المديرون إلى رؤية أوسع للتقارير ضمن ما تسمح به الشركة.
بعد ذلك، اتفقوا على طريقة إدارة العملاء المحتملين. اكتبوا قائمة بالمصادر التي تستخدمها الشركة، وحددوا طريقة توزيع الاستفسارات الجديدة، وعرّفوا مستويات الاهتمام المستخدمة في التقييم القائم على القواعد. اجعلوا القواعد بسيطة حتى يفهمها جميع أعضاء الفريق.
اضبطوا مسارات الصفقات وفق العمل الحقيقي. قد تحتاج شركة الوساطة إلى مراحل مختلفة للبيع والتأجير والعقارات على المخطط أو مجالات عمل أخرى. يجب أن يكون لكل مرحلة معنى واضح وإجراء تالٍ محدد.
قبل استيراد جهات الاتصال الحالية، راجعوا البيانات بحثاً عن التكرار وأرقام الهاتف الناقصة والحقول غير الموحدة. وتأكدوا من وجود أساس قانوني للاحتفاظ ببيانات كل شخص والتواصل معه.
اختتموا الإعداد بجلسة عمل قصيرة. اشرحوا للوكلاء طريقة تحديث العميل وتسجيل المكالمة وإنشاء المهمة وربط العقار وتحريك الصفقة. واشرحوا للمديرين طريقة مراجعة المتابعات المتأخرة وأداء المصادر ونشاط الفريق.
الهدف ليس إعداد كل حقل ممكن في اليوم الأول، بل منح الفريق عملية واحدة متفقاً عليها يمكن تطبيقها باستمرار.